Hiçbirimiz gecenin ortasında bir krizle başa çıkmak için uyanmıyoruz. Ayrıca kesinlikle bir kriz umuduyla uyanmıyoruz: tam tersine. İletişimciler olarak gerçek şu ki, kuruluşlarımızın karşılaştığı krizleri çözmenin ayrılmaz bir parçasıyız.

İster insan yapımı, ister doğal ister itibarlı olsun, iletişimciler şirketinizdeki veya desteklediğiniz kuruluşlardaki herhangi bir kriz durumunun ayrılmaz bir parçasıdır. Birçok iletişimci, çeşitli senaryoları planlamak ve hazırlamak için çok zaman harcar.

Bu makale için hazırlanabileceğimiz iki temel yola odaklanarak bir sonraki krizi aramaya odaklandım. Ekiplerimizi organize ederek ve meydana gelmekte olan krizleri aramak için izleyerek, desteklediğimiz kuruluşlar için müdahale planlarımızın çok daha etkili olmasını sağlayabilir ve hazırlayabiliriz. Sonuç olarak, bu, krizlerin genellikle küçük ve gergin iletişim ekiplerimiz üzerindeki etkilerini azaltmaya yardımcı olur.

Müdahale planları ve senaryo stratejilerinden daha çok izlemeye (aramaya) odaklanmak çelişkili görünebilir. İkisi de önemli ve gerekli. Bununla birlikte, vurguyu yanıt vermekten çevirdiğimizde ve bunun yerine aktif olarak ortaya çıkan bir krizi aramaya odaklandığımızda durumlar daha az kaotik olmaya başlayabilir. Bunu, gerçek zamanlı, her zaman kriz izlemeden oluşan güçlü bir iletişim kültürü oluşturarak yapabiliriz.

Bir krizle başa çıkmak için bazı gerçekçi organizasyon stratejileri vardır. En başarılı bulduğum, kriz yönetimi sorumluluklarını tek bir grupta tutmak yerine iletişim ekibine yaymak. Kendi pazarlama ve iletişim ekibim için organizasyon yapısını ilk kez bir araya getirdiğimde geleneksel bir yol izledim. Başlangıçta onları kendi ekibi olarak çalışan kriz iletişimiyle birlikte işleve göre ayırdım – ve aslında bugün örgütsel olarak işleve göre ayrılmışlar, ancak çizgiler son derece bulanık.

Küçük bir ekipte stresi hissetmek ve krizlerin iletişim işlevindeki tek bir gruba ait olmadığını anlamak için yalnızca bir veya iki durum yeterlidir. Markalarımızı ve itibarımızı yöneten hepimize aittirler. İzleme ve müdahale sorumluluklarına mevcut ekip üyelerini ekleyerek, ortaya çıkan krizleri bulma potansiyelini genişletiyor ve müdahaleye odaklanmak için daha fazla el sahibi oluyorsunuz. Ve bu şekilde organize olmanın basit bir nedeni var. Ekibinizde bir kriz devam ederken diğer pazarlama iletişim işlevlerinin hiçbiri tam olarak etkili değildir. Açığa çıkan şeye çok fazla biniyor.

Bunun bizim için iyi bir yan ürünü, insanların aradıklarını organik olarak genişletmemdi. Örneğin, pazarlama veya iç iletişim ekibi üyeleri, geleneksel halkla ilişkiler ekiplerinden farklı durumlar aradı. Bu büyük bir faydaydı. Ayrıca yanıt vermeye yardımcı olabilecek ekip üyelerini genişlettik. Ekip üyelerinin çoğu temel iletişim becerilerine (yazma, düzenleme, sosyalleşme ve planlama) sahip olduğundan, örneğin bir iç iletişim uzmanından harici olarak da paylaşılabilecek bir mesaj taslağı hazırlamasına yardım etmesini istemek çok zor değildi.

izleme

İzleme için, ekibinizin her üyesi (dış danışmanlar dahil) yapabilecekleri yerleri izleyebilir ve izlemelidir. Size yardımcı olabilecek birkaç araç vardır ve bunların maliyeti farklıdır. İzlemek için harici firmalar da kiralayabilirsiniz. Anahtar, kendi ekibinizin yetenekleri ve bütçesiyle iyi çalışan bir çözüm bulmaktır.

İzlemede aranacak bazı özellikler şunlardır:

• Coğrafi olarak dağınık olan kuruluşlar için coğrafi sınır oluşturma yeteneği. Bu şekilde, belirli bir alanla ilgili bilgileri sıfırlayabilirsiniz.

• Çözümün metin veya e-posta yoluyla gönderip göndermediğine bakılmaksızın, gerçek zamanlı bildirimler ve uyarılar. Ve daha da önemlisi, ekibinizdeki birden fazla kişiye gitmeliler. Aynı şekilde, ekibinizin her üyesi, kriz planınızda tanımladığınız kadar çok kişiyi bilgilendirme yetkisine ve yeteneğine sahip olmalıdır – tek kapı bekçisi olmak için zamanınız olmayabilir.

• Standart, sürekli izleme terimleri: Kuruluşunuzu ve ne arayacağınızı biliyorsunuz, bu nedenle bir arama aracını doldurabildiğinizden veya ekiplerinize aynı terimleri, etkinlikleri vb. verdiğinizden emin olun.

• Belirli bir zaman aralığında meydana gelen olaylar veya faaliyetler için sınırlı süreli aramalar oluşturma yeteneği. Bu muhtemelen itibar sorunları için daha az alakalıdır ve tekil olaylar için daha önemlidir.

Kaostaki Sakinlik

Bir krizle karşı karşıya kaldığınızda, organizasyonunuzu merkeze geri getirmek için iletişimcilerin kaostan sakince çıkması gerektiğini biliyoruz. Belki de iletişimcilerin rolünün Covid-19 salgını sırasındaki kadar hayati olduğu başka hiçbir zaman bu kadar açık olmamıştı. Bu süre zarfında, kuruluşlar ve müşteriler, temel sorunları, ne yapacaklarını ve birbirlerine nasıl ulaşacaklarını paylaşmak için iletişimcilere baktılar. Ve kesinlikle, durumun sürekli değişen ve gelişen doğası, iletişim ekiplerinin planlamaya rehberlik etmek için toplantılarda her yerde hazır olduğu anlamına geliyordu.

Yarı sakin kalabilmemizin bir yolu, birden fazla senaryo içeren sağlam bir iletişim kriz planına, ifadeler veya başlangıç ​​noktalarına ve bir bildirim planına güvenmektir. Bunlar önceden planlandığından, nasıl veya kiminle etkileşime geçeceğinizi veya ilk adımın ne olduğunu belirlemek için beklemeniz gerekmez. Tutma ifadeleri hakkında önemli bir not: Bunlar yalnızca bir tutma veya başlangıç ​​noktasıdır. Bunlardan herhangi birini dahili veya harici hedef kitlelerle kullanmadan önce, kullanmadan hemen önce inceleyin. Krizler sırasında, olaylar hızlı hareket etme eğilimindedir ve orijinal ifadeniz güncelliğini yitirebilir ve bu da size ek bir krize neden olabilir.

Bu, iletişimcilerin her gün yaptıklarından gerçekten farklı değil. Karmaşık sorunları anlayarak hızlı, ustaca ve deneyim ve uzmanlıkla problem çözüyoruz. Krizler bunların hepsini büyütür ve hızlandırır. Ancak sağlam planlama, arama ve izleme sayesinde bunu elde ettik.