Çoğu insan daha çok organize olmaya  ihtiyaç duyabilir, özellikle de evden çalışan ve/veya bir iş yürüten bizler. Neyse ki, hepimizin Google Takvim’e erişimi var. Ücretsizdir, Trello veya Notion gibi diğer takvimler ve üretkenlik uygulamalarıyla senkronize edilebilir ve kullanımı nispeten kolaydır. El yazısıyla yazılan yapılacaklar listelerinin ötesine geçin; İşte haftanızı planlamak için Google Takvim’i nasıl kullanacağınız.

Haftanızı Organize Edin

Birçok kişi randevuları veya Zoom aramalarını takip etmek için takvim uygulamalarını kullanır. Bu iyi, ama yapabileceğiniz daha çok şey var. Google’ın Takvim uygulamasını planlayıcı olarak kullanarak şunları yapabilirsiniz:

• Dijital yapılacaklar listesi yapın
• Olaylar ve görevler oluşturun
• Renk kodu öğeleri
• Hatırlatıcıları ayarla

İşlevselliğini genişletmek için uzantılar da ekleyebilirsiniz. Bazıları, arka plan resmi ayarlamanıza izin verenler gibi estetiktir veya Google’ın renk kodlaması için sağladığı standartların ötesinde renkler seçin. Diğerleri Join.me gibi video konferans uygulamalarıyla entegre olabilir ve BlueJeans.

Görev Listeleri, Takvimler ve Kategoriler Yapın

Programınızı oluşturmadan önce kendinize genellikle ne yaptığınızı sorun. Kulağa basit geliyor, ancak düzenli görevleri ve toplantılar gibi önemli öğeleri yazmak, zamanınızı nasıl yöneteceğiniz konusunda daha iyi bir fikir edinmenize yardımcı olacaktır. Yapılacaklar listesi oluşturarak başlayabilirsiniz.

CRM firması Copper’ın İçerik Pazarlama Müdürü Katrina Oko-Odoi şunları tavsiye ediyor: insanların “hem uzun hem de kısa vadede düşündüklerini. Bugün veya bu hafta bitirmeniz gerekmese bile tamamlamanız gereken projeleri veya görevleri kaydedin. Daha büyük projeler için onları parçalamaya çalışın. eyleme geçirilebilir adımlara dönüştürün. Bu, takviminize zaman ayırmayı kolaylaştıracaktır.”

Listenizi Google Takvim’e bağlı diğer üretkenlik uygulamalarını kullanarak yapabilir veya yalnızca Google Görevler’i kullanabilirsiniz. Görevlere Drive, Takvim veya Keep gibi herhangi bir Google Workspace uygulamasından erişilebilir. Erişmek için sağdaki menü çubuğundaki mavi onay işareti simgesine tıklayın.

Hafta boyunca belirli bir sırayla yapmanız gerekeceğini bildiğiniz şeylerin bir listesini yazmak için Görevler’i kullanın. İşiniz bittiğinde, takviminizde belirli günlere yeni görevler olarak tıklayın ve sürükleyin. Örneğin, hafta boyunca egzersiz süresini engellemek istediğinizi biliyorsanız, “egzersiz” adlı bir görev oluşturabilir ve ardından istediğiniz gün ve saate sürükleyebilirsiniz.

Görevleri listeye göre gruplayın, böylece onları takip etmek daha kolay olur. Örneğin, düzenli ev işlerini yaptığınız “ev işleri” veya e-postaları kontrol etmek ve randevuları planlamak gibi şeyler için “hayat yöneticisi” adlı bir liste yapabilirsiniz. Tarayıcınızda herhangi bir yerden görev ekleme ve düzenleme özgürlüğü istiyorsanız, Chrome için Tasksboard uygulaması gibi uzantılara göz atın.

Google Takvim, hayatınızın farklı yönleri için ayrı takvimler oluşturmanıza da olanak tanır. Her kategoriyle ilgili görevlerle doldurulmuş iş ve kişisel etkinlikler için bir takviminiz olabilir. Takviminizi esas olarak iş için kullanıyorsanız, iş hayatınızı daha düzenli tutmak için önemli toplantılar için bir takvim, proje son tarihleri ​​için bir takvim ve iş etkinlikleri için bir takvim yapmayı deneyin. Belirli takvimler, sol taraftaki kenar çubuğundan açılıp kapatılabilir.

Yeni bir takvim oluşturmak için sol alt köşedeki Diğer Takvim bölümünün yanındaki artı ( + ) simgesini tıklayın ve ardından Yeni takvim oluştur ‘u seçin. Takvim için bir ad ekleyin, bir açıklama yazın ve bir sahip atayın (birden fazla kişi aynı Google hesabını kullanıyorsa).

Takviminize yeni görevler, etkinlikler veya hatırlatıcılar eklemek kolaydır. Bir şey eklemek istediğiniz belirli güne tıklayın ve sürükleyin ve ayrıntıları doldurabileceğiniz yeni bir kutu açılacaktır. Veya sol üst köşedeki büyük artı işaretinin yanındaki Oluştur düğmesini tıklamanız yeterlidir.

Bir görevi tekrarlanacak şekilde ayarlamak istiyorsanız, o görevin Tekrarlanmadığı zamanına tıklayın. Görevi tekrarlamak için seçebileceğiniz bir dizi seçenek içeren bir açılır menü açılacaktır. Yapılacaklar öğesine bağlı olarak, onu günlük, haftalık, aylık veya haftanın belirli bir gününde yinelenecek şekilde ayarlayabilirsiniz. Egzersiz göreviniz için bir zaman belirleyebilirsiniz ve bu, her hafta ileriye dönük olarak görünecektir.

Programınızın renk kodlaması gereksiz görünebilir, ancak işleri düz tutmaya yardımcı olur, böylece bunaltıcı olmaz. Yeni bir görev veya etkinlik oluşturduğunuzda, varsayılan olarak mavi olan dairesel bir renk simgesi görürsünüz. Takviminizde görünen rengi değiştirmek için tıklayın.

Gördüğünüz seçenekleri beğenmediniz mi? Ek renkler için uzantınız varsa yüklüyse, renk kutusundaki artı simgesini tıklayın ve Google’ın renk seçicisinden bir onaltılık değer girin.

Oko-Odoi, programınızı doldururken önce “pazarlık edilemez” öğeleri eklemenizi önerir. Bunlar, belirli bir saat ve günde gerçekleşmesi gereken randevular, toplantılar ve diğer etkinliklerdir. Ardından, yapılacaklar listenizdeki diğer önemli noktaları Google Görevler’den veya diğer herhangi bir bağlı uygulama veya uzantıdan alarak doldurabilirsiniz.

En önemli öğelerle başlayın, bir günde çok fazla görevle acele etmemek veya bunalmamak için yeterli zamanı engelleyin. Özellikle yoğun bir şey üzerinde çalışıyorsanız, onu birkaç gün içinde zaman bloklarına ayırmaya çalışın. Neyi sevdiğinize dair bir fikir edinmek için her iki zaman engelleme türüyle denemeler yapın, ardından onunla çalıştırın.

Verimlilik YouTuber Jules Acree, örneğin, takviminde belirli günleri “patates günleri” olarak işaretlerken, diğerleri “yaratılış günleri” olarak etiketlenmiştir. “Patates günlerinde”, Acree, kamera önünde olmayı veya süslü görünmeyi gerektirmeyen düzenleme görevlerini ve diğer yapılacak işleri halleder. Oluşturma günleri video çekmek ve/veya toplantı yapmak içindir.

Her gün için sahip olduğu gibi etiketler oluşturmak için, takviminize tüm gün süren bir etkinlik eklemeniz ve bu şekilde etiketlemeniz yeterlidir. Acree ayrıca son teslim tarihlerini öne çıkmaları için parlak sarı renkle kodlar; bu, özellikle kendi çalışma programlarını atayan serbest çalışanlar için yararlıdır.

Molalar için zaman ayırdığınızdan emin olun . Beş saat aralıksız çalışmak kağıt üzerinde iyi görünebilir, ancak sık sık geri adım atmak için bir dakikanızı ayırmazsanız, sonunda yorulacaksınız. Hatırlatıcılar işlevi burada işe yarar; işinize kendini kaptıran türden biriyseniz, iş gününüz boyunca ara ara hatırlatıcıları planlamayı deneyin.

Önceden hazırlanmak için birkaç dakika da dahil olmak üzere, aramalar için zaman blokları planlayın. Bu şekilde, görevler arasında sıkıştırabilir ve o Yakınlaştırma çağrısına atlama zamanı geldiğinde tamamen odaklanabilirsiniz. Bu blokları “hazırlık zamanı” gibi bir şey olarak adlandırabilir ve onları diğerlerinden farklı şekilde renklendirebilirsiniz.

Son olarak, bazen işler bir anda ortaya çıkar. Bu olduğunda, onunla başa çıkmak için zamana ihtiyacın var. Beklenmedik bir çağrı alırsanız veya planlanmamış bir göreve atlamak zorunda kalırsanız diye zaman ayırmaya çalışın. Bunu yapın ve ana yapılacakları kutuya koymak için hala zamanınız ve alanınız olacak.

Kendiniz Deneyin

Google Takvim’i ne kadar çok kullanırsanız, haftanızı organize etmek o kadar kolay olur. Kısayol tuşu kısayolları gibi giriş ve çıkışları öğrenme, günlerinizi sezgisel ve basit bir şekilde planlamanıza yardımcı olacaktır. Özetlemek gerekirse, Google Takvim ile haftanızı planlamanın temelleri şunlardır:

Görevlerinizi listeleyin ve hangilerinin tekrar ettiğini belirleyin

Bu görevleri kategorilere ayırın

Bu kategoriler için takvimler oluşturun

Bu takvimleri görevlerinizle doldurun

Kategoriye göre renk kodu öğeleri

Bu sistemin size göre olduğundan emin değilseniz, öğrenmek için bir hafta deneyin. Google Takvim’i açın, hafta görünümüne geçin ve bir sonraki haftaya geçin. Ayrıca, üretkenliği sürdürmek için dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırmak, ertelemekten kaçınmak ve yorgunluğu önlemek için ekstra yardıma ihtiyacınız olabilir.